media o nas

---

Personel Plus 11/2009

"Jeśli chcesz zrobić dobry biznes najpierw zatrudnij dobrą asystentkę" - Donald Trump

Hierarchia stanowiska sekretarki, asystentki w strukturze firmy.

- Można powiedzieć, że asystentka ma znaczenie "strategiczne dla firmy", gdyż jest to pierwszy kontakt w firmie. Od niej zależy, czy przełączy nas dalej, czy nie, czy umówi nas na spotkanie z dyrektorem, prezesem, na którym nam zależy - mówi Tomasz Pawlak, dyrektor operacyjny firmy reklamowej Flashoints. Asystentki, sekretarki, recepcjonistki to prężny zasób ludzki w firmie, tworzący jej fundament od strony zarządzania, organizacji, reprezentacji wewnątrz i na zewnątrz. O wzrastającej powadze i prestiżu tego zawodu może świadczyć to, że tak jak istnieje specjalizacja wśród menedżerów ze względu na zakres wykonywanych obowiązków, odpowiedzialności, pozycji w hierarchii firmy, tak wśród pracowników szczebla administracyjnego istnieje hierarchiczna struktura zawodowa. Grupa menedżerska w dużej agencji reklamowej obejmuje m.in. stanowiska: account executive assistant, account executive, account manager, account supervisor. Hierarchia asystentek jest mniej rozbudowana, niemniej różnice między jednym szczeblem a drugim są znaczące. Wygląda następująco: recepcjonistka, sekretarka, asystentka personalna danej osoby (personal assistant), asystentka zarządu lub prezesa (executive assistant)

Oczywiście, pozycja sekretarki czy asystentki, ich funkcja, zakres zadań, poziom decyzyjności będzie uzależniona od wielkości, struktury, firmy. W mniejszych przedsiębiorstwach, stanowisko sekretarki i asystentki będzie połączone. Osoba taka wykonuje zarówno prace typowo sekretarskie, jak obsługa biura od strony organizacyjnej, nadzór nad dokumentami, obsługa gości, delegacji, jak również bierze udział w spotkaniach zarządu, pisze raporty ze spotkań, sporządza listę gości na konferencję. Czasem też może zajmować się budżetowaniem działu audytu, administrowaniem bazy danych, czy nawet budowaniem systemu motywacyjnego dla pracowników, pisaniem wniosków unijnych. W dużych firmach, natomiast sekretarka obsługująca biuro, odpowiedzialna za łączenie telefonów do różnych departamentów, dyrektorów, menedżerów może nie mieć czasu na prace bardziej asystenckie, z kolei asystentka biorąca udział w licznych spotkaniach, przygotowująca bieżące raporty, tłumaczenie dokumentów, umów nie będzie dysponowała czasem na permanentne odbieranie telefonów. Chociaż róznice pojęciowe bardziej podkreślają same pracownice niż przełożeni, jedno jest pewne. Sekretarek może być kilka, asystentka, czy to personalna danej osoby, czy zarządu bedzie zawsze jedna. To ona jest obdarzona większym zaufaniem szefa, ma większą niż sekretarka moc decyzyjną, nierzadko współtworzy listę gości, klientów, decyduje, kto ma pojawić się, a kto nie na spotkaniu, konferencji.

Asystentka personalna (personal assistant) przydzielona jest do danej osoby, którą jest najczęściej menedżer, kierownik departamentu. do jej obowiązków należy uczestniczenie wraz z szefem w służbowych spotkaniach, wyjazdy wraz z nim podróże służbowe czy nadzorowanie wszelkich projektów inicjowanych przez szefa.

Asystentka zarządu lub prezesa (executive assistant) jest osobą najbliżej szefa, tak że można powiedzieć nawet, że balansuje ona na granicy życia biznesowego i personalnego swojego przełożonego. Zna jego osoboiste wady, zalety, upodobania, zainteresowania, hobby etc. Ma też dostęp do poufnych informacji i dokumentów. Niezwykle więc ważna jest dyskrecja i lojalność. Nie bez powodu w dobie dzisiejszego kryzysu, na fali redukcji pracowników, asystentka zostaje zwolniona ostatnia ze względu na zakres informacji, którymi może dysponować. Faktem jest też, że tak naprawdę (co potwierdzają specjaliści z dziedziny rekrutacji i szkolenia sekretarek) oprócz świetnych kompetencji zawodowych, profesjonalizmu asystentki, najważniejsze w relacji z szefem jest jej osobowość i umiejętność dopasowania się do jego charakteru.

- Jeżeli szef jest osobą niezwykle pragmatyczną, rozstanie się asystentką, która mimo że jeśli jest świetna , kompetentna, ma tendencję do przekazywania komunikatów w sposób wolny, zbyt kwiecisty. Przy współpracy szukamy osób podobnych do siebie - mówi Anna Szubert, właścicielka firmy Asystentka.pl, od wielu lat szkoląca i rekrutująca asystentki, sekretarki , recepcjonistki.

Stanowisko to wymaga jak widać niezwykle rozwiniętych zdolności interpersonalnych. Pomijając nienaganną prezentację, kojarzoną dzisiaj bardziej z nienagannymi manierami, dress codem, elegancją niż urodą czy sylwetką, bardzo istotne są umiejętności komunikacji werbalnej, niewerbalnej, sprawnego formułowania myśli, szybkiego podejmowaniad decyzji, kreatywności w rozumieniu i przewidywania problemów oraz samodzielnego szukania rozwiązań. Kiedy na przykład dyrektor, menedżer ma nadmiar obowiązków, wypełniony po brzegi kalendarz spotkań, nakładają się terminy spotkań etc., asystentka sprawnie i asertywnie tym zarządza.

Aby podnosić swoje kwalifikacje, asystentki, sekretarki, tak jak inni pracownicy w hierarchii firmy mają dostęp do szerokiej oferty szkoleń, które obejmują już nie tylko tematy z zarządzania biurem, dokumentami, ale też savoir vivre'u, komunikacji interpersonalnej, dyplomacji, psychologii pracy, biznesowego dress code'u etc. Istnieją profesjonalne portale, kluby sekretarek, tematyczne blogi, gdzie można zasięgnąć wiedzy, jak budować swoją karierę, jakie są nowe ciekawe szkolenia, czy i jak można kreatywnie spędzić po pracy.

Nowiścią w branży asystentek jest innowacyjna usługa umożliwiająca pozyskiwanie wykwalifikowanych asystentek, sekretarek do różnych prac związanych z obsługą nagłeych spotkań biznesowych, konferencji, wsparcia od strony sporządzania raportów, przygotowywaniem sali i materiałów. "Asystentka 6.22" (bo tak nazywa się usługa) to zatrudnione i przeszkolone w profesjonalnej agencji asystentki, które oddelegowane są do konkretnych firm i zadań. Praca rozliczana jest w pakietach godzinowych, tak że można wykupić na przykład 10 godz. w miesiącu pakiet profesjonalnych usług asystencko-sekretarskich, bez konieczności etatu. Asystentki mogą udzielić pomocy w rozwiązaniu nagle pojawiających się problemów rodzinnych jak odbiór dziecka z przedszkola, dowóz niezbędnych dokumentów, kluczy m.in. z wykorzystaniem skuterów.

jest to kolejny dowód na to, że praca asystentki czy sekretarki jest dynamicznie rozwijającym i rozbudowującym się sektorem zawodowym.

 

Personel Plus 11/2009

---

wróć