Zadzwoń
+ 48 698 78 72 46
lub wypełnijporadnik
Jaka powinna być sekretarka i asystentka
Jaka powinna być sekretarka i asystentka
Każdy zawód rządzi się swoimi prawami i trzeba mieć odpowiednie predyspozycje, żeby móc go wykonywać. Stanowisko asystentki wymaga też spełnienia określonych warunków. Tę odpowiedzialną funkcję powinna pełnić odpowiednio dobrana osoba.
Jeśli podejmujesz decyzję o zostaniu asystentką, będziesz musiała zadbać o rozwój, pracować nad podzielnością uwagi i doskonalić zdolności organizacyjne. Istotną kwestią w zawodzie sekretarki jest odpowiednie wykształcenie. Obecnie nie wystarczy już skończyć liceum ekonomicznego. Przez pracodawców lepiej widziane jest studium policealne, a najlepiej studia kierunkowe. Warto uczestniczyć też w dodatkowych kursach i szkoleniach, związanych z rutynowymi czynnościami, które wykonuje sekretarka. W zależności od branży firmy, w której jesteś zatrudniona, powinnaś zdobyć wiedzę także w tym zakresie.
Kolejną ważną kwestią jest znajomość języków. I nie chodzi wyłącznie o języki obce, ale także o…doskonałe posługiwanie się językiem ojczystym. Powinnaś bardzo dobrze znać język polski, a słowa dobierać zależnie od sytuacji. Pracuj nad dykcją i poprawnością wypowiedzi. Obok języka ojczystego, warto znać przynajmniej jeden język obcy. A w przypadku, gdy zajmujesz stanowisko asystenckie np. w szkole językowej czy biurze tłumaczeń, wskazanym byłaby nauka kolejnego języka obcego. Oczywiście, dobrze uczyć się języków powszechnie używanych, ale niekiedy atutem może okazać się język mało popularny w Polsce np. fiński czy japoński.
Każda asystentka musi znać obsługę urządzeń biurowych tj. telefonu, faksu, ksera i oczywiście komputera. Wiąże się to z typowymi zajęciami administracyjnymi, które bywają podstawą pracy. Ważne jest również nabycie umiejętności np. archiwizowania danych, obsługi korespondencji (poczta przychodząca i wychodząca), tworzenia oficjalnych pism, znajomość zagadnień z zakresu administracji i prawa. Te wymagania mogą przerażać, ale takie są oczekiwania pracodawców.
Cechy dobrej asystentki
Obok wykształcenia i praktycznych umiejętności asystentka musi mieć odpowiednie predyspozycje osobowościowe. Oto katalog cech przydatnych w pracy na tym stanowisku:
1) Uczciwość i lojalność – asystentka jest „prawą ręką” przełożonego i musi być obdarzona jego zaufaniem, bo spoczywa na niej wielka odpowiedzialność. Ma dostęp do ważnych, niekiedy tajnych informacji, które nie mogą wyjść poza ściany firmy. Asystentka powinna być lojalna wobec firmy i działać dla jej dobra.
2) Sumienność –asystentka powinna wykonywać dobrze wszystkie polecenia i zadania: od początku do końca, w określonym czasie, przy wykorzystaniu wiedzy, jaką posiada.
3) Dobra organizacja pracy – ważną zaleta każdej asystentki podzielność uwagi. W przypadku, gdy ma do wykonania wiele zadań, musi ustalić priorytety. Powinna wiedzieć, co jest najważniejsze, i jaką ilość czasu należy przypisać danej czynności. To trudna sztuka i nie każdy jest w stanie podołać takim zadaniom.
4) Samodzielność – jest to bardzo istotna cecha. Asystentka czy sekretarka powinna być w pełni samodzielna, odważna i potrafić podjąć ryzyko decyzyjne.
5) Komunikatywność – precyzyjne wyrażanie własnych myśli, umiejętność porozumiewania się to konieczna cecha asystentki, która ma kontakty z ludźmi. Powinna być rzeczowa i umieć zachować się asertywnie. Wiedzieć np. jak nie urazić natrętnego klienta, a jednocześnie nie pozwolić mu wkroczyć do gabinetu szefa.
6) Kultura osobista – poprawność języka, zachowania adekwatne do sytuacji, uśmiech i szacunek wobec rozmówców.
7) Umiejętność współpracy – sporą rolę w pracy asystentki odgrywa radzenie sobie w grupie. Asystentka musi brać pod uwagę zdanie szefa lub zarządu. Powinna być częścią grupy, której cele rozumie i dla których dobra działa.
8) Umiejętność przystosowania się – asystentka musi pamiętać, że nie jest kierownikiem organizacji i wiedzieć, że należy przystosować się do panujących warunków. Na tym stanowisku oryginalność i pokazanie własnej indywidualności nie powinno być priorytetem.
9) Radzenie sobie ze stresem – ciągła presja czasu, polecenia szefa „na wczoraj” powodują, że stanowisko asystentki wiąże się z dużym stresem.
10) Chęć rozwoju – w obliczu zmieniającej się szybko rzeczywistości i wielu nowinek technicznych należy doskonalić się na kursach i szkoleniach, czytać literaturę fachową.
11) Dbanie o własny wizerunek – asystentka musi być osobą zadbaną, jest wizytówką firmy, musi odpowiednio wyglądać.
12) Dyspozycyjność – to nie dostępność przez 24 godziny na dobę, tylko chęć pracy na danym stanowisku, sumienność możliwość wyjazdów służbowych, a jeśli zajdzie taka potrzeba: wcześniejsze przyjście lub późniejsze wyjście z pracy.
13) Własne zdanie – asystentka powinna być dyspozycyjna, ale nie jest własnością szefa ani firmy. Powinna mieć własne zdanie i w razie konieczności je wyrażać.
Źródło: "Sekretariat" Sylwia Szykuła
Jak być lepszą asystentką
- Zapisz się na kurs języka obcego
- Nie odmawiaj wyjazdów na szkolenia
- Pójdź na studia zaoczne lub podyplomowe
- Panuj nad emocjami
- Rozmawiaj, ale nie spoufalaj się z szefem i zespołem
- Planuj czas szefa i swój–to, co jest do zrobienia zapisuj w notatniku
- Bądź niezastąpiona, ale nie zarozumiała. Ty też możesz się mylić.
- Czerp radość, z tego co robisz, a wtedy będziesz to robić jeszcze lepiej
wróć