Zadzwoń

+ 48 698 78 72 46

lub wypełnij
formularz kontaktowy

poradnik

Jak ułatwić pracę szefowi

Relacje sekretarki z szefem uzależnione są od sprawnej organizacji pracy sekretariatu.

Sekretariat to jeden z najważniejszych punktów informacyjno-administracyjnych w każdej firmie. Jednak osoba pracująca w sekretariacie pełni przede wszystkim funkcję „odciążającą” i wspierającą pracę bezpośredniego przełożonego lub zespołu. Aby szef mógł sprawnie zarządzać firmą, sekretarka musi mu to maksymalnie ułatwić. Do jej obowiązków należy:
- zygotowywanie korespondencji przychodzącej w taki sposób, aby szef zapoznawał się dokładnie tylko z najważniejszymi pismami, pozostałe powinien otrzymywać spięte spinaczem z dołączonym krótkim opisem przygotowanym przez sekretarkę; do opisu powinna być załączona propozycja sekretarki co do sposobu załatwienia tych spraw; szef zapoznaje się wtedy tylko z opisem i akceptuje lub nie sugestie sekretarki,
- sprawdzanie i przygotowywanie pism do podpisu; sekretarka musi czytać wszystkie pisma, jakie ma przedłożyć szefowi do podpisu, dłuższe powinna streścić i zawrzeć sugestie co do ich podpisania lub nie,
- organizowanie spotkań szefa tylko z tymi gośćmi, którzy wymagają jego osobistego udziału w załatwieniu sprawy, pozostałych sekretarka powinna kierować do odpowiednich pracowników firmy lub rozmawiać z nimi osobiście,
- ograniczanie czasu wizyt gości, aby szef miał czas na swoją pracę; przedłużające się wizyty, szczególnie nieplanowane, powinny być grzecznie przerywane, np. informacją o zbliżającym się spotkaniu,
- planowanie wspólnie z szefem jego rozkładu zajęć na dzień następny; planowanie takie powinno zawsze uwzględniać rezerwy czasowe pomiędzy spotkaniami, co pozwoli na punktualne rozpoczynanie spotkań, nawet jeśli poprzednie się przedłużą lub też na przygotowanie się do następnych.
 
Prowadzenie terminarza
Jednym z podstawowych zadań sekretarki jest czuwanie nad terminowym załatwianiem spraw. Temu służy prowadzenie terminarza zajęć szefa. Sekretarka rejestruje w nim terminy narad, spotkań lub konferencji, w których szef powinien uczestniczyć. Stosowanie terminarza ogranicza możliwość popełnienia pomyłki, a także umożliwia zastąpienie nieobecnej sekretarki przez innego pracownika. Aby zastępstwo było skuteczne, terminarz musi być prowadzony w sposób przejrzysty i wyczerpujący, a zapisy muszą być zrozumiałe również dla innych pracowników.
Terminarz najczęściej ma postać kalendarza i prowadzony jest zwykle zgodnie z następującymi zasadami:
- każdy nowy okres (z reguły jest to rok kalendarzowy) należy zacząć od zaznaczenia dni wolnych od pracy,
- należy wpisać stałe zajęcia, to znaczy takie, które powtarzają się w ściśle określonych terminach (np. wtorkowe odprawy, piątkowe zebrania),
- wpisuje się do niego znaczące daty, jak np. dni imienin najbliższych współpracowników, kontrahentów, członków rodziny szefa; daty te przepisuje się z ubiegłorocznego kalendarza,
- w takim terminarzu notuje się spotkania, narady, szkolenia, podróże służbowe szefa, a także zadania sekretarki, które muszą być skorelowane z czynnościami szefa.
Po zakończeniu dnia pracy obowiązkiem sekretarki jest przeanalizowanie, które zaplanowane zadania nie zostały zrealizowano i dlaczego. Znajomość przyczyn znacznie ułatwi dobre zaplanowanie zajęć na następne dni.
 
Terminarz elektroniczny
Obecnie istnieje szereg programów komputerowych, które znacznie ułatwiają kontrolę terminów i zastępują tradycyjne terminarze. Ekran monitora komputerowego w takim terminarzu jest zwykle podzielony na kilka okien, z których jedno przeznaczone jest na kalendarz, a pozostałe dotyczą bieżącego dnia. Można w nich zapisywać:
- dowolne informacje dotyczące danego dnia, np. godz. 1115 – początek posiedzenia rady nadzorczej, przygotowanie sali i materiałów,
- terminy spotkań, np. zapisanie godziny rozpoczęcia i rodzaju spotkania, przy czym dodatkowo termin spotkania może być sygnalizowany przez komputer dźwiękiem na kilka minut przed wyznaczoną godziną,
- czynności, jakie ma w danym dniu wykonać szef czy sekretarka, przy czym kolejność ich zapisywania może uwzględniać stopień ważności lub termin; wykonane zadania zaznacza się ustalonym symbolem, zadania niewykonane przenoszone są automatycznie na dzień następny.
 
Przyjmowanie interesantów
Sekretarka odgrywa szczególną rolę przy przyjmowaniu interesantów. W kontaktach z nimi powinna kierować się poniższymi zasadami:
- natychmiast po wejściu interesanta należy przerwać wykonywane czynności, a jeśli to niemożliwe, maksymalnie przyspieszyć ich zakończenie,
- następny etap to powitanie interesanta, oraz przedstawienie się imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem, poproszenie o zdjęcie wierzchniego okrycia i zajęcie miejsca,
- ustalenie imienia i nazwiska oraz celu wizyty gościa,
- sprawdzenie w terminarzu, czy gość był umówiony i czy przybył w umówionym czasie,
- jeśli okaże się, że interesant był umówiony, poinformowanie szefa o jego przybyciu i wprowadzenie do gabinetu,
- w sytuacji, gdy gość nie był umówiony, na podstawie celu wizyty sekretarka powinna zdecydować, czy rozmowę musi przeprowadzić szef, czy też powinien zrobić to inny pracownik firmy,
- jeśli gościa musi przyjąć szef, sekretarka udaje się do niego z pytaniem, czy i kiedy będzie mógł przyjąć interesanta,
- oczekujących gości sekretarka powinna zająć rozmową, a pod ręką mieć czasopisma i materiały reklamowe firmy; lektura umili oczekiwanie na spotkanie,
- sekretarka przed spotkaniem powinna ustalić z szefem, czy ma podać kawę lub inne napoje.
 
Lista ważnych współpracowników
Aby sprawnie obsłużyć zgłaszających się w sekretariacie pracowników firmy i rozstrzygnąć, których i w jakich sprawach kierować do szefa, sekretarka powinna ustalić z nim listę współpracowników, z którymi szef będzie rozmawiać natychmiast, jeśli o to poproszą. W tym zakresie sekretarka musi kierować się własnym doświadczeniem. Dopiero po ustaleniu, że sprawy, z którą przychodzi dany pracownik, nie może załatwić inna osoba poza szefem, sekretarka powinna wyznaczyć mu godzinę spotkania z szefem.
 
Łączenie rozmów
Łączenie szefa z rozmówcami to jedno z najważniejszych zadań sekretariatu. Sekretarka powinna prowadzić skorowidz telefoniczno-adresowy z jednoznacznie sprecyzowanymi kryteriami zapisywania i wyszukiwania osób, instytucji i numerów telefonów (najlepiej w komputerze, co umożliwia szybkie wyszukiwanie numerów telefonów według określonego klucza).
Szef powinien przekazać sekretarce listę osób, z którymi ma go łączyć zawsze, gdy telefonują. Sekretarka łącząc rozmowę telefoniczną do szefa powinna poinformować go, kto telefonuje i w jakiej sprawie. Jeżeli szefa aktualnie nie ma, powinna sporządzić notatkę o telefonie i przekazać ją szefowi niezwłocznie po jego powrocie do firmy.
Aby sekretarka mogła sprawnie łączyć telefony szefa, powinna:
- znać nazwiska i imiona pracowników firmy,
- znać zakresy działania komórek organizacyjnych, aby właściwie łączyć telefony, gdy rozmówca określi sprawę do załatwienia,
- nie łączyć rozmów telefonicznych podczas trwania spotkań i narad,
- mówić przyjaznym głosem, aby pozytywnie nastawić rozmówców i trochę wolniej niż w rozmowie bezpośredniej,
- jak najszybciej odbierać telefony, bo świadczy to o dobrej organizacji pracy w firmie i szacunku dla klientów.
Zdzisława Koźmin
 
Ramka: Dekalog sekretarki
- Sekretariat nie może pozostawać pusty. Oznacza to konieczność wcześniejszego (przed szefem) przychodzenia sekretarki do pracy oraz późniejszego (po szefie) wychodzenia. Konieczne jest też organizowanie zastępstw, nawet jeśli sekretarka wychodzi na bardzo krótko.
- Nie wolno nikomu wchodzić do gabinetu szefa, gdy ten rozmawia z interesantem lub pracownikiem czy prowadzi rozmowę telefoniczną. W sprawach pilnych sekretarka powinna skontaktować się z szefem przez telefon.
      - Sekretarka może wchodzić do gabinetu szefa tylko na jego wezwanie. Wchodząc, zawsze powinna zabrać ze sobą notatnik i długopis, aby zapisać ewentualne dyspozycje. W wyjątkowych przypadkach może wejść do gabinetu szefa bez wezwania, jednak już w pierwszych dniach pracy powinna ustalić, czy szef życzy sobie, aby pukała przed wejściem, czy też nie.

źródło "Sekretariat"
 
wróć