Zadzwoń
+ 48 698 78 72 46
lub wypełnijporadnik
Jak być dobrą koleżanką, nie zaniedbując szefa
Każda sekretarka i asystentka pragnie zbudować wizerunek profesjonalnej, dobrze zorganizowanej, pomocnej i niezawodnej „prawej ręki” szefa. Jest uśmiechnięta, kreatywna, wyprzedza jego myśli, przejmuje ważne sprawy. Tak bardzo skupia się na tej relacji, że zdarza się jej zapomnieć o współpracownikach.
W pracy asystentki na pewno najważniejszą osobą jest przełożony i relacja z nim jest głównym priorytetem. Zdarza się jednak, że w natłoku zadań i stresującego „gaszenia pożarów” nie myślimy o naszych kontaktach z pozostałymi współpracownikami. Bywamy oschłe (nie mamy czasu czegoś załatwić, bo szef ważniejszy), mijamy ludzi na korytarzu nie odpowiadając na ich uprzejmości (bo akurat pędzimy na spotkanie), „spławiamy” kolegów z biura wpadających „z interesem” (bo w tej chwili musimy pilnie skończyć raport). Nie służy to, niestety, dobrze ani nam, ani… naszym szefom.
Należy pamiętać, że na nasz wizerunek zawodowy wpływa nie tylko jakość wykonywanych obowiązków (a więc zadowolenie szefa), ale także jakość naszych kontaktów interpersonalnych, tzw. miękkie umiejętności, komunikatywność i zdolność reagowania na sytuacje konfliktowe. Dbanie o szefa jest najważniejsze, mimo to innym współpracownikom należy się coś więcej niż jedynie szacunek. Oni również oceniają naszą pracę, wystawiając nam opinię. Chyba wolimy, aby powiedzieli o nas „kompetentna i profesjonalna, ale fajna koleżanka” niż tylko „kompetentna i profesjonalna”. Ta druga opinia, mimo że na pozór nie widać w niej żadnej krytycznej uwagi, może świadczyć o tym, że koledzy nie widzą naszej „ludzkiej twarzy”, a tylko „robota” wykonującego swoje obowiązki.
Oczywiście, nie znaczy to, że mamy poświęcić priorytety dla „podlizywania” się współpracownikom. Nie chodzi o to, aby wziąć na siebie obowiązki asystentki „wszystkich”! Nie musimy na każdą prośbę odpowiadać pozytywnie. Jednak odmowa pomocy jest lepiej odbierana, jeśli jesteśmy postrzegane jako „fajne koleżanki”. Współpracownicy zrozumieją, że dziś mamy gorszy dzień, że dziś akurat jesteśmy zabiegane i nie poświęcamy im uwagi, jeśli poza tym, na co dzień, jesteśmy „równymi koleżankami”. Chodzi o pokazanie im, że nasza praca nie zaczyna i nie kończy wyłącznie na roli asystentki dyrektora, ale „rozciąga” się na całe biuro. Chodzi o budowanie pozytywnych relacji z KAŻDYM, okazywanie innym, że są równie ważni, że też ich lubimy, że pamiętamy o ich potrzebach. Tylko tyle i aż tyle!
Główna zasada pozwalająca poprawić towarzyski wizerunek w pracy i zdobyć sympatię innych jest taka: sprawiaj, aby każdy czuł się ważny. Ludzie, nawet jeśli się do tego nie przyznają, pragną być zauważani i doceniani. Kiedy czują, że jesteś zainteresowana ich potrzebami, uczuciami i przemyśleniami, nastawią się do ciebie pozytywnie i zrewanżują tym samym. Oto parę rad, jak sprawić, aby być dobrze odbieraną:
1. Często się uśmiechaj
Nawet gdy nie masz czasu zatrzymać się na chwilkę i porozmawiać, poślij współpracownikowi życzliwy uśmiech i pomachaj mu z daleka dłonią. W ten sposób okazujesz sympatię i „zauważasz” go. Uśmiech to sygnał przyjaznych intencji – pokazuje drugiej osobie, że w niczym jej nie zagrażasz. Ale nie tylko! Twój rozmówca dowiaduje się również, że przebywanie z nim sprawia ci przyjemność. Nic więc dziwnego, że odbierając taki komunikat, od razu nastawia się do ciebie pozytywnie.
2. Używaj imion
Imię działa w sposób magiczny. Opisuje to efekt „cocktail-party”, kiedy podczas spotkań towarzyskich ludzie zwykle stoją w małych grupkach, koncentrując uwagę na tym, co dzieje się w obrębie tej małej grupy, a „wyłączając” zmysły na szum dobiegający z innych zakątków sali. Ale wystarczy, że ktoś stojący na drugim końcu sali wymówi nasze imię, to od razu to zarejestrujemy i zaczynamy nasłuchiwać, co dana osoba mówi. Nasze imię jest tak silnym bodźcem, że jesteśmy w stanie „wyłapać” je z dużej odległości. Kiedy więc zwracasz się po imieniu do kolegów z pracy, czują się oni w pewien sposób wyróżnieni i od razu słuchają cię z większą uwagą. Więcej też zapamiętują z tego, co do nich mówisz. Jeśli więc zamierzasz być lepiej postrzegana jako miły kompan pogawędek, używaj zwrotów z imionami rozmówców („Wyobraź sobie, Basiu....”).
3. Nie skąp komplementów
Komplement jest słodkim cukierkiem. A czy można nie lubić kogoś, kto serwuje nam cukierki? Psycholodzy twierdzą ponadto, że kiedy kogoś chwalimy, ta osoba nie tylko odczuwa do nas sympatię, ale też pragnie odwzajemnić miłe słowa. Dlatego zamiast oceniać – doceniaj! W każdym staraj się znaleźć dobre cechy: poczucie humoru, zgodny charakter, ładny uśmiech. Pamiętaj tylko, żeby komplementy były szczere – szukaj pozytywów, ale nie udawaj na siłę kogoś, kim nie jesteś. Jeśli danej osoby nie lubisz, nie udawaj, że nagle ją pokochałaś, ale zauważ, że ma dziś ładną bluzkę. Nie przesadzaj też z ilością komplementów, bo wyjdziesz na lizusa.
4. Interesuj się życiem innych
Kieruj rozmową w taki sposób, aby twój rozmówca odczuł, że jego sprawy cię ciekawią. Pytaj o szczegóły. Jeśli kolega opowiada o swoich dzieciach, spytaj jak jego synowi poszła klasówka, gdy koleżanka mówi o przygotowaniach do uroczystej kolacji, poproś aby zdradziła ci swój przepis na pyszny sernik, jeśli ktoś w firmie boryka się z remontem mieszkania, przy okazji zapytaj o postęp prac. Pamiętaj jednak o płynnej granicy między zainteresowaniem a wścibstwem. Nie pytaj o sprawy, o których wiesz z tzw. drugiej ręki, bo wyjdziesz na plotkarkę. Jeśli jednak ktoś zacznie opowieść, życzliwie zainteresuj się nią. O sobie i swoich sprawach też oczywiście możesz mówić, ale lepiej zaczekaj, aż ktoś sam cię o to zapyta – tym samym nie będzie wrażenia, że próbujesz zdominować rozmowę. To twój rozmówca ma pozostać w centrum uwagi.
5. Pytaj o opinię
Nic tak dobrze nie działa na ego rozmówcy, jak zapytanie go o opinię czy ocenę jakiejś sytuacji. To wzmacnia jego poczucie wartości, pokazuje twój szacunek dla jego zdania, a także twoje zainteresowanie. Osoba pytana o opinię czuje się ważna. Szczególnie, gdy sprawa dotyczy ważnej kwestii – pytanie o zdanie pokaże, że traktujesz ją jak eksperta w danej dziedzinie. Nie wahaj się też prosić o pomoc. Ludzie lubią czuć się potrzebni, lubią też być w czymś lepsi, to umacnia ich poczucie własnej wartości. Kiedy więc mówisz: „Słuchaj, Aniu, zgubiłam się zupełnie w tych danych, czy możesz mi pomóc?”, „Jurku, chcę zapytać cię o zdanie na temat tego zestawienia, nie jestem pewna czy dobrze to zrobiłam”, Ania i Jurek na pewno poczują, że są dla ciebie ważni.
6. Traktuj wszystkich na równych prawach
W każdym zespole są osoby mniej śmiałe od innych, są także nudziarze i dyktatorzy. Im także należy okazywać swoją sympatię i uwagę, jednak trzeba robić to umiejętnie i tak, aby każdy miał tyle samo „przywilejów”. Nieśmiałemu zadaj pytanie w rodzaju: „Krzysiu, a jaka jest twoja opinia na ten temat?”. Jeśli odpowie jednym zdaniem i znów zamilknie, co jakiś czas powtórz ten sam manewr. Możliwe, że po kilku zachętach poczuje się pewniej i sam zacznie się włączać do rozmowy. Nudziarzowi dyplomatycznie przerywaj. Kiedy zamęcza cię niekończącymi się opowieściami o wybitnych uzdolnieniach swoich pociech, wtrąć: „A właśnie! Przypomniało mi się, że...”, po czym powiedz, co masz do powiedzenia, byle krótko! Nie zachęcaj go też do monologów zanadto ogólnymi pytaniami. W trakcie rozmowy z gadułą staraj się ucinać dygresje i uporczywie powracać do tematu głównego („ale zaraz… mówiłeś o tamtej stłuczce, i co dalej się działo?”, „a wracając do twojej córki, udało jej się w końcu nauczyć tej roli do przedstawienia?”). Dyktatorowi, który ma zawsze rację i udowadnia ci twoją niewiedzę, łatwo wytrącić broń z ręki krótkim zdaniem typu: „Mam odmienne zdanie na ten temat i nie zamierzam się z tobą spierać, masz prawo myśleć o tym inaczej, pozostańmy przy swoich opiniach” – nie będziesz niegrzeczna i nie sprowokujesz konfliktu, a osiągniesz cel. Każdy z twoich współpracowników powinien widzieć, że okazujesz mu zainteresowanie i szacunek mniej więcej po równo, a jednocześnie ty będziesz mogła dostosować swoje zachowanie do indywidualnych cech rozmówców bez nadmiernego obciążania swojego cennego czasu.
7. Bądź zwięzła i tajemnicza
Czyli... nigdy nie zanudzaj słuchaczy. Mów jasno i zwięźle. Zbyt długi i szczegółowy monolog zniecierpliwi każdego. Nie zaczynaj więc od prehistorii i uważaj na dygresje. Słuchacze umrą z nudów, jeśli np. historię zgubienia kluczy rozpoczniesz od opowiedzenia, jak to w ubiegłym tygodniu zawiesił ci się komputer... O chorobach czy kłopotach możesz opowiadać swoim bliskim, ale w pracy lepiej poruszać neutralne tematy. Osoby wiecznie narzekające nie są uznawane za ciekawych rozmówców. Jeśli chcesz uchodzić za osobę sympatyczną, wtrącaj żarty, opowiadaj zabawne anegdoty i bądź pogodna, wtedy łatwiej im będzie wybaczyć ci te chwile, gdy siłą rzeczy musisz kontakty towarzyskie ograniczyć do minimum ze względu na nawał obowiązków. Współpracownicy pomyślą wtedy: „W tym tygodniu to nasza Kasia jest zabiegana, szkoda, bo tak zawsze się miło z nią rozmawia”. Pamiętaj też o magicznym działaniu tajemnicy! Bądź dostępna i otwarta, ale nie opowiadaj o sobie wszystkiego, zostaw rąbek nieodkrytej prawdy na swój temat. Ludzie sami będą chcieli dowiedzieć się o tobie więcej.
8. Zahaczaj o różne tematy
Nawet, jeśli masz „fioła” na punkcie polityki, nie ożywiaj się wyłącznie na słowo „sejm”. W innych dziedzinach też masz na pewno coś ciekawego do powiedzenia. Nie mów wyłącznie o sobie i swoich zainteresowaniach. Pamiętaj, ludzie, z którymi rozmawiasz, zwykle są bardziej przejęci własnymi problemami niż sprawami, które dotyczą ciebie. Jeśli więc rozmówca nie pyta cię o twoje zdrowie, sukcesy szkolne dziecka, kłopoty z szefem czy teściową, to znaczy, że te sprawy go nie interesują. Rozmawiaj na ten temat, który w danym momencie interesuje drugą stronę.
9. Unikaj sprzeczek
Nie dawaj się wciągać w konflikt, zwłaszcza gdy ciebie nie dotyczy. Nawet jeśli czujesz, że komuś dzieje się krzywda, nie staraj się brać go w obronę. Raczej wystąp w roli rozjemcy, szukając rozwiązania satysfakcjonującego obie strony sporu. Bądź obiektywna. Jeśli sama sprowokowałaś wymianę poglądów, w żadnym wypadku nie wdawaj się w zawzięte spory. Tak długo, jak to możliwe, staraj się szukać z rozmówcą punktów wspólnych („Ja uważam, że plaża na Helu jest piękna. Ale masz rację, woda w Bałtyku bywa lodowata”.). Szanując cudze opinie, będziesz wzbudzać sympatię. Krzycząc: „Nie masz racji!” – złość, a nawet agresję.
10. Bądź wsparciem, ale rad udzielaj ostrożnie
Słuchaj ludzi, szczególnie gdy ktoś chce się przed tobą wygadać. Zamiast jednak spieszyć się z wygłaszaniem swoich opinii czy porad, zachęcaj tę osobę do kontynuowania wypowiedzi. Możesz wtrącać co pewien czas: „Rozumiem...”, „Aha”, „Naprawdę?” i okazywać empatię („ojej, to przykre”, „w tej sytuacji też czułabym się głupio”, „doskonale rozumiem, jak się musiałeś czuć”). W ten prosty sposób, niewiele mówiąc, zostaniesz uznana za fantastycznego rozmówcę. Nie spiesz się z poradą, nawet jeśli masz świetne rozwiązanie! Często ludziom nie chodzi o uzyskanie rady, ale o wysłuchanie, „zrzucenie ciężaru” i akceptację. Jeśli już zostaniesz poproszona o opinię czy podpowiedź, zrób to delikatnie, podkreślając subiektywizm („gdybym to JA była w tej sytuacji, zrobiłabym tak…, ale ty sama musisz podjąć decyzję”, „ja oceniam tę sprawę tak…, ale to kwestia punktu widzenia, mogę się mylić”, „moja ocena tej sytuacji jest pozytywna, ale ktoś taki jak ty może ją odczuwać jako dyskomfort”). Jeśli masz odmienne zdanie lub nie akceptujesz postępowania osoby, która ci się zwierza, podkreśl, że widzisz sytuację inaczej, ale zaznacz, że twój rozmówca MA PRAWO myśleć inaczej, staraj się też wczuć w jego sposób myślenia („ja inaczej to widzę, zrobiłabym odwrotnie, ale oczywiście z twojego punktu widzenia ta reakcja była zrozumiała”).
Maria Chylińska Źródło: Sekretariat
wróć