Zadzwoń

+ 48 698 78 72 46

lub wypełnij
formularz kontaktowy

poradnik

Co oznacza dyspozycyjność w pracy sekretarki?

Niektórzy szefowie tak zapamiętują się w pracy, że prawie nie wychodzą z biura. A skoro spędzają w pracy całe dnie, nie widzą powodu, dlaczego nie miałyby tego samego robić ich sekretarki. Przecież one mają im pomagać, organizować życie służbowe, a nie wychodzić do domu punktualnie o szesnastej. Co zrobić, jeżeli taki sposób myślenia podziela także twój szef?
 
Bądź na tę kwestię wyczulona, zanim rozpoczniesz pracę w nowym miejscu. Przy okazji wizyty w potencjalnym miejscu pracy postaraj się jak najwięcej dowiedzieć na ten temat od pracowników; wypytaj, jak naprawdę wygląda praca w firmie, a szczególnie, jak rozwiązany jest problem zostawania po godzinach. Czy szef uważa, że może dzwonić do ciebie o dowolnej porze dnia czy nocy i żądać natychmiastowego stawienia się w jego gabinecie? Czy na porządku dziennym jest informowanie cię o wyjazdach czy ważnych zebraniach z zaledwie kilkugodzinnym wyprzedzeniem? Jeśli tak jest, poważnie zastanów się nad tym, czy będzie ci odpowiadał taki system pracy. Pamiętaj, że jeśli zdecydujesz się przyjąć to stanowisko, tym samym zgodzisz się na to, że będziesz potrzebna szefowi praktycznie non stop i nie ma od tego wyjątków. Dla szefa nie będzie miało znaczenia, że twoje dziecko jest chore, że musisz je odebrać ze szkoły, i że nie może ono siedzieć cały dzień samo w domu.
Jeśli nie uda ci się porozmawiać z innymi pracownikami, bacznie zwracaj uwagę na to, co mówi szef w czasie rozmowy wstępnej. Powinny zaalarmować cię takie pozornie niegroźne sformułowania jak: u nas w firmie pracownicy się nie nudzą, lubimy się i spędzamy ze sobą dużo czasu, praca jest naszym życiem, a dobro firmy na pierwszym miejscu. W bardzo zawoalowanej formie znaczy to tyle, co: siedzimy tu od rana do nocy i harujemy, pracownicy nigdy nie wiedzą co ich czeka, nie przyjmuję do wiadomości żadnych wymówek, nie obchodzą mnie chore dzieci, koty i potrzeba snu…
Nie sugeruj się tym, co jest zapisane w proponowanej ci umowie, bo nawet jeśli będzie w niej mowa o ściśle określonym czasie pracy, nie oznacza to niestety, że pierwszego dnia pracy szef nie zażąda od ciebie, żebyś została do wieczora, bo trzeba przygotować materiały na ważną naradę, a drugiego dnia poinformuje cię, żebyś nic nie planowała na weekend, bo będziesz mu potrzebna w pracy. Szef zrobi tak, bo jeśli nie odmówisz mu w pierwszym tygodniu pracy, to znaczy, że nie odmówisz mu nigdy. Bywa też, że pochłonięty sprawami firmy wcale nie zorientuje się, że oczekuje od ciebie zbyt wiele. Musisz więc tę sprawę rozwiązać już na samym początku i doprowadzić do tego, aby wasze ustalenia obowiązywały obie strony: ciebie i szefa.
Zależnie od rodzaju firmy kwestia nadgodzin może być rozwiązana różnie. W niektórych sekretarka ma obowiązek pracować tak długo, jak wymaga tego od niej szef, ale każda nadgodzina jest płatna. W innych, jednym z ogólnie obowiązujących praw jest to, że czas pracy i zakres obowiązków sekretarki jest zależny wyłącznie od tego, czego oczekuje od niej szef i to nie podlega żadnym dyskusjom ani nie wiąże się z dodatkowym wynagrodzeniem.
Jeśli uważasz, że twój szef narusza granice zdroworozsądkowej dyspozycyjności i wymaga od ciebie rzeczy wykraczających poza zakres służbowych obowiązków (np. załatwianie prywatnych spraw jego lub jego rodziny) masz w zasadzie dwa wyjścia: albo się na to godzisz, albo się zbuntujesz, licząc się z możliwością utraty pracy. Może się zdarzyć, że raz czy dwa uda ci się uniknąć siedzenia w biurze po godzinach albo biegania po sklepach w poszukiwaniu prezentu na urodziny córeczki szefa, ale jeśli twoje odmowy staną się regułą, szef może stwierdzić, że uchylasz się od wykonywania swoich obowiązków i zacznie szukać nowej sekretarki, która będzie robiła to, o co ją poprosi. Na nic się nie zda powoływanie się na umowę czy tłumaczenie, dlaczego nie możesz zostać w pracy dłużej, bo taki szef nie przyjmuje do wiadomości tego, że możesz pracować tak długo, jak on tego potrzebuje. Dla niego dzień nie kończy się o czwartej po południu, a jeśli chcesz, żeby twój dzień kończył się o tej porze, to nie w jego firmie.
Oczywiście nie musisz się na to godzić i jeśli tylko masz taką możliwość, to poszukaj innej pracy, w której twoje prawa będą respektowane, i w której określenie czasu pracy istnieje nie tylko na papierze.
 
Grażyna Rawska
 
Nie bądź niewolnicą w pracy
Zdaniem eksperta: Krystyna Zielińska
Czasy niewolników to odległa historia, ale niektóre mechanizmy zachowań z tego okresu przetrwały w firmach do dzisiaj. To niewolnikom najemca mógł bez ograniczeń zwiększać zakres obowiązków. Mógł wymagać coraz więcej, oczekując pełnej uległości i podporządkowania się jego woli. Dzisiaj dość często podobnie zachowują się szefowie. Dorzucają wciąż nowe zadania, niekoniecznie związane z obowiązkami służbowymi i wydłużają czas pracy, automatycznie skracając czas przeznaczony na odpoczynek. Przy tym nie podwyższają wynagrodzenia za wykonywaną ponadprogramową pracę, a nowe, narzucone przez siebie zwyczaje traktują jako obowiązujące. Różnica między epoką niewolników a współczesnością jest jednak zasadnicza. Dzisiejszy pracownik ma określone prawa, których nie miał niewolnik: zawiera umowę o pracę, w której musi znaleźć się zakres jego obowiązków, czas wykonywanej pracy i wysokość wynagrodzenia.
Także sekretarka powinna mieć ustalony zakres obowiązków i jeśli szef wykracza swoimi wymaganiami poza przyjęte uzgodnienia, może się na nie nie godzić. We wzajemnych ustaleniach (już poza umową) mogą być jasno określone, zaakceptowane przez obydwie strony odstępstwa od ogólnych zasad, na przykład: sekretarka może się spóźnić, ale szef ma prawo oczekiwać od niej pozostania ponad standardowy czas pracy. Z tego powodu nikt nie powinien czuć się pokrzywdzony czy wykorzystany, jest to wyłącznie problem dogadania się, kto na co może sobie pozwolić i co będzie zaakceptowane przez drugą stronę. Jeśli jednak szef, mimo wcześniejszych ustaleń, stale prosi o zostawanie w biurze po godzinach, załatwianie spraw prywatnych w mieście, robienie mu zakupów, odbieranie dzieci z przedszkola i kupowania kwiatów dla żony, sekretarka ma prawo powiedzieć „nie”. Stanowcze i jednoznaczne „nie” nie może być jednak wypowiedziane wtedy, gdy szef prosi o wyświadczenie takiej ekstra przysługi. Wyobraźmy sobie sytuację, że szef umawia gości na spotkanie po godzinach pracy, jak to ma w zwyczaju, a sekretarka witając ich, zaczyna się zbierać do wyjścia. Takie zachowanie musi spotkać się z niezadowoleniem szefa, a nawet groźbą poważniejszych konsekwencji. Jeśli sekretarka nie chce stracić pracy, nie powinna szefa zaskakiwać swoją odmową. O wiele skuteczniejsza będzie odmowa wygłoszona podczas spokojnej, rzeczowej rozmowy. Każdy pracownik ma prawo poprosić szefa o takie spotkanie. Najlepiej zacząć je od wygłoszenia kilku pochlebnych zdań pod adresem firmy, pokazania pozytywów własnej pracy, pochwalenia szefa i po takim wstępie przejść do sprawy zasadniczej. Warto poprosić o przypomnienie szczegółowego zakresu obowiązków, godzin pracy i na tym tle przedstawić swoje wątpliwości związane z dodatkowymi zadaniami. W zależności od tego, jak zareaguje szef, można podejmować kolejne kroki zapowiadające odmowę wykonywania poleceń, które nie należą do obowiązków sekretarki.
Zgoda na niewolnicze traktowanie nie jest żadnym rozwiązaniem problemu, jest wyłącznie ucieczką od niego. 
Źródło: Sekretariat
wróć